Création de comptes en masse sous Koxo

Toutes les rentrées, c’est la même rengaine : il faut créer les comptes informatiques pour les nouveaux élèves et profs, déplacer les anciens élèves de classes, et conserver les élèves maintenant partis dans un endroit adéquat…
Pourquoi conserver les anciens élèves ? Car nous leurs avons fournis une adresse mail que nous aimerions leur laisser. Avoir ces élèves dans le LDAP nous permet de nous assurer de ne pas donner un identifiant déjà utilisé à une autre personne… Ce qui serait dramatique (et nous est déjà arrivé !)…

Outil

Nous utilisons un logiciel qui se nomme Koxo Administrator , qui permet la création de comptes, de dossiers, les droits qui vont bien, et des mots de passe facile à retenir.
C’est un très bon logiciel (auquel il manque la partie API de Google Apps malheureusement).

Préparation

Il nous faut une base : un fichier CSV avec tous les renseignements voulus… et travailler un peu les informations brutes, car évidement les logins ne doivent pas avoir d’accents, d’espace, être raccourcis dans certains cas et facile à retenir !
Nous partons sur des logins type : « prenom.nom »

A partir d’une feuille excel fournis par le secrétariat comportant :

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Classe

Génération des logins et mails par défaut en utilisant la feuille « Génération des logins.xls »

1. Compléter la feuille Excel initiale, et vérifier les incohérences.
2. Enregistrer sous / Fichier CSV

Création des comptes sous Koxo

Il faut utiliser plutôt la synchronisation par CSV pour les changement d’année scolaire  : il déplace les comptes existants, et crée les nouveaux automatiquement.
Pour ne pas supprimer les anciens comptes (nous voulons les conserver) :

• déplacer les élèves dans un groupe secondaire « Anciens élèves » avant toute opération de synchronisation
• dans la synchronisation, cocher « Synchronisation non destructive »

Pour tous les utilisateurs, sous Koxo, dans groupe primaire correspondant :

1. Clic droit : Importer des utilisateurs dans l’arbre (ou synchroniser les groupes secondaires) / À partir d’un fichier CSV
2. Associer les champs
3. Vérifier l’association des champs
4. Suivant
5. Vérifier les espaces groupes.
6. Suivant (création des groupes et des utilisateurs)

Générer les étiquettes

En début d’année, idéalement le jour de la rentrée, nous donnons à nos élèves une petite étiquette comportant leur login / mot de passe, et l’adresse du site principal.

Un autre serveur…

Nous avons la bonne idée d’avoir un autre serveur en parallèle qui est censé être dans la même arborescence, et tout partager, mais qui ne le fait pas. Nous devons donc créer manuellement les comptes correspondants aussi dans l’autre serveur.

Sous Koxo du serveur 1

1. Général / Exporter / Des utilisateurs / Au format CSV
2. Glisser les classes correspondantes
3. Exporter avec le modèle « Vraiment complet »
4. Copier le fichier sur serveur 2

Sous Koxo de serveur 2

1. Dans groupe primaire correspondant :
2. Clic droit : Importer des utilisateurs dans l’arbre / À partir d’un fichier CSV
3. Associer les champs
4. Vérifier l’association des champs
5. Suivant
6. Vérifier les espaces groupes.
7. Suivant (création des groupes et des utilisateurs)

Création du mail sur Google Apps

Sous Koxo du serveur 1 (car il comporte tous les utilisateurs, même ceux du serveur 2)

1. Général / Exporter / Des utilisateurs / Au format CSV
2. Glisser les classes correspondantes
3. Exporter avec le modèle « Vraiment complet »

Réorganiser le fichier avec les entêtes

• email address
• first name (=prénom)
• last name (=nom)
• password

Générer un fichier CSV :

• Iso-8859-1
• séparateur de champs : ,
• séparateur de texte : “

Sous Google Apps :

1. Outils avancés
2. Créer plusieurs utilisateurs
3. Transfert groupé
4. Importer et traiter le fichier csv (ne pas modifier le mot de passe des comptes existants)