Je profite d’une question d’un de mes collègues pour partager avec vous mon fonctionnement concernant ma gestion des mails.

À titre professionnel et privé, j’utilise les outils GoogleApps (je possède de nombreuses adresses mail, avec des objectifs distincts, mais ça, c’est un autre chapitre).

Distinction privé / professionnel

Quand je dois distinguer si un élément est privé ou professionnel (dans une liste de taches par exemple), je place toujours un préfixe :

• P → pour perso
• W → pour travail (work)

Quand cela concerne les fichiers (drive par exemple) j’ai simplement des répertoires :

• Perso
• Travail

Gestion des mails → objectif inbox 0

Ce que je cherche à faire, c’est ça :

Je n’arrive pas à comprendre les gens qui ont 1400 messages dans leur boite de réception.

Notez les libellés -P- et -W- appliqués automatiquement par un filtre en fonction de qui envoi le message et/ou de l’adresse de réception (j’en ai d’autres, pas visibles ici).

Une boite de réception, c’est fait pour recevoir.

Ensuite : tu lis et soit tu supprimes, soit tu archives. La boite mail possède un moteur de recherche qui est très pratique, surtout quand c’est organisé en discussions !

Une fois le courrier lu, je le traite :

• mails inutiles : je supprime (liste de diffusion avec des info pas intéressantes, pubs, infos qui changeront pas ma vie…)
• mails à conserver : j’archive
• mails pour lesquels je dois faire quelque chose :
  • moins de 5 minutes pour faire la tache : je fais la tache et j’archive le mail
  • plus de 5 minutes, je crée une tache dans mon agenda et j’archive le mail

L’agenda Google possède un agenda lié qui s’appelle Taches et qui est pas mal et simpliste, mais perfectible. Notez que vous pouvez créer d’autres listes (courses, projet machin…).

On retrouve encore les P. et W.

Il est important de distinguer les taches (avec une date limite éventuelle) et RDV avec un début et une fin.

Comme nos emplois du temps sont synchronisés avec les agendas Google : tous mes cours sont dans mon agenda automatiquement.

Sur mon téléphone « intelligent » j’ai une synchronisation de mes calendriers pro / perso et de mes taches : j’ai tout sous la main.